Dobrze przemyślany catering gwarantuje zadowolenie gości oraz kontrolę wydatków. Poniższy przewodnik prezentuje proces planowania dla 20-osobowej grupy, korzystając z aktualnych danych kosztowych i trendów rynku.
Budżet i zakres – punkt wyjścia
W 2025 roku przeciętny koszt podstawowego cateringu dla 20 osób wynosi 2100 zł, czyli 100 zł na osobę. Rozszerzenie menu o jedno dodatkowe ciepłe danie podnosi łączny koszt do 2500 zł. Różnica 400 zł ułatwia ocenę, czy większe urozmaicenie ma uzasadnienie.
- Podstawowy zestaw: zupa + danie główne + surówka + zimna płyta + przekąski = 2100 zł
- Dodatkowe ciepłe danie (np. barszcz z pasztecikami) = +400 zł
- Łącznie przy menu rozszerzonym = 2500 zł
W latach 2023-2025 ceny utrzymują się na poziomie 100-125 zł/osobę. Analiza trendu pozwala prognozować wydatki nawet przy niewielkich zmianach liczby potraw.
Krok 1: analiza profilu gości
Struktura diety grupy determinuje listę potraw. Warto zebrać następujące informacje:
- liczbę osób na dietach wegetariańskich, bezglutenowych, bezlaktozowych
- średni wiek uczestników (inne porcje dla dzieci, inne dla seniorów)
- preferencje smakowe (kuchnia polska, śródziemnomorska, fusion)
Przykład: jeżeli 5 z 20 osób nie jada mięsa, zestaw mięsny podaje się w mniejszych ilościach, a warzywne zamienniki pojawiają się w równoważnej gramaturze.
Krok 2: projektowanie menu
Standard rynkowy dla imprezy 20-osobowej obejmuje 1 zupę, 1 danie główne oraz 1 surówkę. Poniższe tabele ilustrują warianty komponowania posiłku.
Menu podstawowe (2100 zł)
- Zupa: krem z pieczonych pomidorów 5 l
- Danie główne: filety z kurczaka sous-vide 4 kg
- Surówka: coleslaw 1,8 kg
- Zimna płyta: wędliny 2 kg, sery 1,5 kg, pieczywo 40 szt.
- Przekąski finger food: mini tortille 40 szt.
Menu rozszerzone (+400 zł)
- Wszystkie elementy z wariantu podstawowego
- Barszcz czerwony 5 l
- Pikle paszteciki drożdżowe 40 szt.
Przy założeniu łącznie 10 przekąsek na osobę pełne wyliczenie ułatwia minimalizację odpadów żywnościowych.
Krok 3: logistyka dostawy i serwisu
Dostawa na imprezę domową obejmuje najczęściej termosy gastronomiczne z zupą, bemary z daniami ciepłymi oraz skrzynki chłodnicze. Rozplanowanie przestrzeni serwisu wymaga:
- stołu bufetowego o długości min. 3 m
- dostępu do gniazd 230 V dla bemarów (2 gniazda)
- jednorazowych talerzy i sztućców w liczbie 25 % wyższej niż liczba gości, aby zapobiec brakom
Sprzątanie po wydarzeniu zajmuje średnio 45 min przy dwóch osobach obsługi.
Krok 4: finalizacja zamówienia i kontrola kosztów
Przygotowując kalkulację, organizator porównuje oferty co najmniej trzech firm. Gdy poszukuje usług w wyszukiwarce, często wpisuje catering na imprezy domowe Łódź jak pod linkiem https://kamza.eu/catering-na-impreze. W ten sposób filtruje propozycje lokalne i analizuje recenzje.
- Firma A: 98 zł/os., brak obsługi kelnerskiej
- Firma B: 110 zł/os., obsługa w cenie, wypożyczenie stołu gratis
- Firma C: 125 zł/os., dekoracje tematyczne + zastawa porcelanowa
Różnica 27 zł/os. między skrajnymi ofertami przekłada się na 540 zł przy 20 osobach, co bywa większe niż koszt dodatkowego dania.
Checklista „20 osób” – szybkie podsumowanie kroków
- Ustalenie budżetu: 2100–2500 zł
- Szczegółowa lista diet i alergii
- Menu: 1 zupa, 1 główne, 1 surówka, zimna płyta, przekąski
- Opcjonalne danie ciepłe zwiększa koszt o 400 zł
- Zamówienie minimum 7 dni przed terminem
- Potwierdzenie logistyki dostawy dzień wcześniej
- Nadzór nad ilością talerzy (+25 %) i sztućców (+25 %)
Precyzyjne planowanie oparte na realnych danych redukuje ryzyko niedoszacowania kosztów i niezadowolenia gości. Przy grupie 20 osób nawet niewielkie zmiany w menu czy obsłudze wyraźnie wpływają na budżet, dlatego każde z powyższych kroków pozostaje kluczowe.
